Электронный больничный: инструкция для бухгалтера

§  Если у Вашей организации нет подтвержденной учетной записи на Госуслугах, создайте ее в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА):

ü  На esia.gosuslugi.ru перейдите во вкладку «Организации».

ü  Создайте подтвержденную учетную запись, используя квалифицированную электронную подпись (КЭП), выданную на имя руководителя или на лицо, имеющее право действовать без доверенности.

ü  Заполните карточку с реквизитами.

§  После регистрации в личном кабинете ЕИИС «Соцстрах» заполните информацию о своей компании и ознакомьтесь с инструкцией.

§  Для каждого участника системы предусмотрены свои функции личного кабинета:

ü  Больницы будут загружать в систему электронные листки, подписывая их квалифицированной электронной подписью.

ü  Бухгалтер будет видеть больничные сотрудников, получать нужные сведения для начисления пособия и заполнять раздел работодателя.

ü  Застрахованные смогут проверять, правильно ли заполнен больничный лист и корректно ли начислено пособие.

ü  Федеральный закон № 86-ФЗ предусматривает, что врач сможет оформить электронный больничный по временной нетрудоспособности, беременности или материнству, если соблюдены эти два условия:

–          Медучреждение и работодатель застрахованного человека зарегистрированы в специальной автоматизированной системе электронных листков.

–          Пациент в письменном виде согласился на оформление листка нетрудоспособности в электронной форме.

§  Если нужно, обучите новым правилам работы тех бухгалтеров, которые раньше работали только с бумажными больничными.

§  Для работы с электронными больничными можно воспользоваться и бесплатной программой, которую ФСС предлагает скачать в Личном кабинете работодателя.

§  ФСС оплатит больничный, если он представлен в электронной форме, за 3 рабочих дня.

§  Работник сам решает, в каком виде хочет оформить документ: в бумажном или электронном. Но у электронного больничного есть преимущества, донесите их до сотрудников:

ü  Его проще оформлять, не нужно дополнительно заверять печатями в регистратуре.

ü  Его невозможно испортить, забыть, потерять. Если застрахованный потеряет номер больничного, он сможет восстановить его в личном кабинете по номеру СНИЛС и паролю с Госуслуг.

ü  Электронный больничный не нужно бережно хранить и передавать бухгалтеру, как его бумажный аналог. Достаточно сообщить номер листка по телефону или по почте. Это особенно актуально для компаний с филиалами, разными офисами или отдельно расположенной бухгалтерией.

ü  Если в регионе проходит пилотный проект по прямым выплатам, ФСС оплатит больничный, представленный в электронной форме, за 3 рабочих дня (в бумажной форме — за 10 дней).

§  Готовый больничный медучреждение выгружает в ЕИИС «Соцстрах».

§  Выдавая больничный пациенту, врач и медучреждение заверяют документ усиленными КЭП. На этом этапе сотрудник не увидит больничного, он только получит уникальный номер, который затем будут использовать медучреждение, работодатель и ФСС. Он должен передать этот номер бухгалтеру, который занимается начислением пособия.

§  Также нужно будет заполнить свою часть: наименование компании, средний заработок, стаж и т.д. Дополнения в листке нужно заверить электронной подписью, которую вы используете для сдачи электронной отчетности.

§  Дальше сценарии работы по начислению и выплате пособий различаются в разных регионах России. Часть регионов участвует в пилотном проекте ФСС «Прямые выплаты», где пособие выплачивает ФСС напрямую сотруднику. В остальных регионах пособие сотруднику начисляет и выплачивает работодатель. Рассмотрим сценарии работы бухгалтера в обоих случаях.

       I.            Зачетная система.

ü  При зачетной схемерассчитайте пособие и выплатите его работнику с ближайшей зарплатой.

ü  Сумму расходов, понесенных на выплату пособия, можно или зачесть в счет уплаты взносов на социальное страхование, или возместить в ФСС.

ü  Чтобы получить возмещение, необходимо подойти в отделение ФСС и предоставить заявление или справку-расчет.

    II.            Прямые выплаты.

ü  При прямых выплатахв своей бухгалтерской программе выполните расчет среднего заработка для пособия.

ü  Если пособие за первые 3 дня нужно оплатить за счет работодателя, рассчитайте и включите эту часть в следующую зарплату.

ü  Подготовьте реестр в электронном виде (если отправляете данные через интернет) или заполните заявление в ФСС от имени сотрудника (если обращаетесь в ФСС лично).

ü  Отправьте реестр на портал ФСС или отнесите заявление лично в отделение ФСС.

ü  Проследите, чтобы работник получит пособие: ФСС выплатит его банковским или почтовым переводом.