Екатерина Толчина провела «мастер класс» для бизнеса, как действовать при проверках

3 и 4 декабря в Ульяновской области  проходит XII бизнес-форум «Деловой климат в России». Программа форума включает в себе сразу несколько важных для развития предпринимательства тематических блоков.

Одним из них стал мастер-класс «Если к вам пришла проверка», организованный Уполномоченным по защите прав предпринимателей в Ульяновской области Екатериной Алексеевной Толчиной, который состоялся 3 декабря. 

Экспертами выступили адвокат, эксперт Pro bono Уполномоченного по защите прав предпринимателей в Ульяновской области Колосков Константин Юрьевичи и Кондрашкина Елена Александровна руководитель Агентства по юридическому и налоговому консалтингу  ООО «Б.А.Ю.-Консалтинг», общественный представитель Уполномоченного в сфере налогообложения.

На мастер-класс в режиме онлайн были приглашены руководители центров развития предпринимательства в муниципальных образованиях, общественные представители Уполномоченного по защите прав предпринимателей в Ульяновской области, предприниматели и практикующие адвокаты.

Для большинства компаний тема проверок довольно болезненна. Несмотря на то, что современный бизнес знает свои права, в ситуации форс-мажора и стресса, которой, безусловно, является проверка, совершаются ошибки, грозящие тяжелыми последствиями. Чтобы вы не дали застать себя врасплох, мы собрали ряд рекомендаций о том, как вести себя при появлении сотрудников контролирующих органов.

Цели и задачи бизнес-субъектов и проверяющих структур в большинстве случаев не совпадают. Поэтому проверки часто сопровождаются конфликтами, а сам процесс – избыточным стрессом. Отсюда вытекает необходимость морально и организационно готовиться к проверкам, причем это относится как к руководителю и ключевым сотрудникам, которые будут общаться с проверяющими напрямую, так и к рядовым работникам. Цель такой подготовки – повышение общей безопасности предприятия.

Екатерина Толчина рассказала, какие полномочия есть у проверяющих органов и из чего состоит процедура проведения проверки, что нужно делать предпринимателю во время проверки, а что делать не следует.

Итак, если пришла проверка, что делать?

В зависимости от статуса и целей проверяющих им следует представлять различную информацию и документы – различные органы обладают различными полномочиями. Но в любом случае, приведем основные и общедоступные правила поведения при любых проверках.

• Не конфликтуйте с проверяющими без причины;
• Не пытайтесь с порога «договориться» с проверяющими — это противозаконно.

Важно помнить, что правильные действия непосредственно во время проверки помогут руководителю предприятия избежать многих расходов в дальнейшем, а юристам возможность отменить результаты проверок.

Кроме того, Екатерина Толчина рассказала о системе общей безопасности предприятия и привела пошаговые инструкции, «как же действовать при появлении на пороге проверяющих из любого контролирующего органа».

Контуры безопасности

Система общей безопасности предприятия может быть представлена как совокупность контуров безопасности. Чем их больше – тем меньше возможностей для проверяющих появиться неожиданно.

Поясним это на примере. Обычный забор вокруг офисной территории с охраной на входе и шлагбаумом – первый контур безопасности. Сквозь этот контур уже может пройти не всякий, хотя и достаточно широкий круг лиц (например, дворники или работники складов, которые находятся на офисной территории).

Второй контур – офисное здание. На входе – охрана и/или секретарь ресепшен. В офис проходит еще более узкий круг лиц с соответствующим допуском.

Третий контур – помещения, куда могут попасть только определенные работники. Организовать этот контур можно сугубо техническими средствами, например кодовыми или электронными замками. К таким помещениям относятся бухгалтерия, отдел кадров, договорной отдел, серверная и другие, в зависимости от особенностей конкретного предприятия.

Следующий контур – руководство, высший менеджмент предприятия. Войти к ним в кабинет можно только через приемную секретаря. Секретарь, доложив о приходе посетителей, как правило, приглашает их в переговорную комнату.

Не каждое предприятие может позволить себе такую многоступенчатость. Но к ней необходимо стремиться. Например, субъект малого предпринимательства может не иметь службы охраны, ресепшен и штатного юрисконсульта. Однако дверь с глазком или переговорным устройством (видеодомофоном) может быть везде. Она и будет первым контуром безопасности.

Основные правила как действовать при появлении контролирующих органов у себя в офисе или на производстве?

Правило № 1. Не паниковать и вести себя нейтрально-добродушно

Правило № 2. Проверка документов и личностей проверяющих

Если в Вашем офисе появились лица, утверждающие, что они сотрудники некой государственной структуры и намерены провести проверку, то они должны предоставить Вам удостоверения личности и документы, являющиеся основанием для проведения именно этой проверки.

Правило № 3.

Требуйте от проверяющего зарегистрироваться в журнале проверок. Необходимо завести такой журнал, продается в любой канцелярии. Это даст возможность выиграть время и зафиксировать данные проверяющего.

Правило № 4. В случае появления инспектора, его необходимо попросить подождать пока не появятся руководитель, и сразу сообщить руководителю.

Правило № 5. Ваши сотрудники.

Важно, чтобы Ваши сотрудники были заранее проинструктированы что следует и чего не следует говорить проверяющим.

Правило № 6. Записать ход проверки на видео или аудио.

Видео- и аудио-съемка собственных помещений не запрещена, поэтому остановить вас в использовании этого права сотрудники контролирующих органов не вправе.

Правило № 7. Присутствие юриста при проверке.

При проведении проверки имеет смысл пригласить квалифицированного юриста, который будет фиксировать как можно больше замечаний по поводу действий проверяющих.

Правило № 8.  Отвечать на вопросы контролеров строго в рамках трудовой функции.

Правило № 9. Передавать документы только по описи

Правило № 10. Не нужно указывать проверяющему на ошибки.

Правило № 11. По результатам проверки.

По результатам проверки обязательно составляется документ (протокол, акт, заключение).

Правило № 12. Не отказываться от подписи акта проверки, а подписывать акт проверки с изложением замечаний.

«По завершении любого контрольного мероприятия необходимо обратиться за юридической консультацией. Первостепенной задачей правозащитников является оценка перспектив. Юристы выявляют уязвимые места, прогнозируют исход разбирательства, выстраивают позицию» – завершила свое выступление Уполномоченный.

В рамках мастер-класса участники вместе с экспертами разобрали конкретные примеры, а также жизненные ситуации, с которыми довелось встречаться  в практике Константину Колоскову и Елене Кондрашкиной.