Тонкости встречи с трудинспектором Как проводятся внеплановые проверки

Если плановые трудовые проверки теоретически могут проходить в организациях только раз в 3 года ч. 2 ст. 9 Закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ (далее — Закон № 294-ФЗ), то внеплановую проверку могут провести в любой момент.

Практически любая жалоба работника — будь то жалоба на несвоевременную выплату зарплаты или непредоставление отпуска — это повод для проверки ч. 2 ст. 10 Закона № 294-ФЗ; п. 5.3 Методических рекомендаций, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 24.01.2011 № 14 (далее — Методические рекомендации).

Внеплановые проверки бывают документарные и выездные.

Как проходят проверки

Обращаем ваше внимание, что проверить могут любой период времени работы компании. Но оштрафовать смогут не за каждое выявленное «старинное» нарушение.

Посмотрим на примере. Допустим, уволенный недавно работник пожаловался в трудинспекцию, что начиная с 2008 г. в компании:

• <или>не выплачивалась доплата за работу в выходные дни (нарушение не длящееся);
• <или>не велся учет движения трудовых книжек (нарушение длящееся).

И в том и в другом случае инспектор может истребовать у вас документы по 2008 г. И если нарушения действительно были — выдать вам предписание устранить их. А вот оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ он может только за отсутствие учета движения трудовых книжек. Поскольку при длящемся нарушении двухмесячный срок для привлечения к административной ответственности исчисляется со дня обнаружения нарушения, при не длящемся нарушении — со дня его совершения ст. 4.5 КоАП РФ.

СОВЕТ

Если вас уведомили о проверке заранее (например, за 3—7 дней), попробуйте самостоятельно проанализировать, в связи с чем ее проводят. Если вы знаете, что у вас есть огрехи в кадровой документации, как можно скорее беритесь за их устранение.

Даже если вы не угадаете, каково истинное основание проведения у вас проверки, исправив скопившиеся недочеты, вы снизите вероятность еще одной внеплановой проверки вашей фирмы по иному основанию. Ведь проведение у вас нынешней проверки не означает, что трудинспекция не может прийти к вам с еще одной проверкой в этом же году. Количество трудовых ревизий в году не ограничено.

Что нужно от вас

При любой проверке

Первый шаг будет одинаковым и при документарной, и при выездной проверке.

ШАГ 1. Проверьте присланное из трудинспекции/предъявленное инспектором распоряжение:

• по форме утв. Приказом Минэкономразвития от 30.04.2009 № 141.В распоряжении должны быть обязательные реквизиты:

— ваше правильное полное наименование. Указание ИНН, ОГРН, ОКПО не обязательно п. 3.3.1 Методических рекомендаций;

— наименование органа Роструда, назначившего проверку, точный и полный состав проверяющих, указание на привлекаемых экспертов и сведения об их аккредитации;

— подпись руководителя/заместителя руководителя территориального органа Роструда;

• по содержанию.В распоряжении должны быть четко установлены:

— предмет проверки (например, «проверка своевременности выплаты заработной платы»);

— ее основания (например, «запросы работников о проверке соблюдения техники безопасности на рабочих местах»);

— срок проведения проверки.

СОВЕТ

Если вы обнаружили несоответствие распоряжения типовой форме, отсутствие необходимых реквизитов или ошибки в них до начала проверки, можно:

• <или>письменно уведомить трудинспекцию о найденных недочетах и сообщить, что по «дефектному» распоряжению вы представлять документы не будете. А сами приступайте к устранению своих недочетов/нарушений, которые, возможно, есть в тех документах, которые у вас запрашивали для проверки. Такой вариант действий подойдет, если из предмета проверки и из списка запрашиваемых бумаг видно, что их немного, и вы сумеете за короткий срок их проверить и исправить свои огрехи;
• <или>согласиться на проверку, а потом в акте по ее результатам указать на дефекты распоряжения и обжаловать результаты проверки руководителю трудинспекции, требуя признания их недействительными п. 4 ч. 2 ст. 20 Закона № 294-ФЗ.

При документарной проверке

ШАГ 2. Сделайте копии запрашиваемых инспектором документов и заверьте их ч. 6 ст. 11 Закона № 294-ФЗ; ГОСТ Р 6.30-2003, утв. Постановлением Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст:

Внимание

Не представляйте в трудинспекцию оригиналы документов п. 7 ст. 11 Закона № 294-ФЗ.

• надписью «Верно»или «Копия верна»;
• подписьюуполномоченного сотрудника (например, руководителя компании, главбуха или кадрового работника);
• печатьюкомпании. Это может быть как общая печать фирмы, так и специальная типа «для документов» или «для отдела кадров».

ШАГ 3. В течение 10 рабочих дней с даты поступления к вам распоряжения о проверке с перечнем документов направьте их копии в адрес трудинспекции ч. 5 ст. 11 Закона № 294-ФЗ:

• <или>по почте ценным письмом с описью вложения, если в запросе не указаны дата и конкретное время представления документов инспектору;
• <или>нарочным в отделение трудинспекции. Там в канцелярии при приеме надо попросить, чтобы они поставили на описи вложения штамп с датой приема ваших копий.

Если инспектор выявит ошибки, противоречия или несоответствия между сведениями из ваших документов и информацией, которая есть у него, он направит вам запрос. В течение 10 дней с даты получения такого запроса ответьте на него. Представьте свои письменные пояснения по запросу, желательно подтвержденные дополнительными документами ч. 8, 9 ст. 11 Закона № 294-ФЗ.

Внимание

Игнорирование запроса или несвоевременный ответ приведут к штрафу для компании 3000—5000 руб., для ее руководителя — 300—500 руб. ст. 19.7 КоАП РФ

В случае когда вы не успеваете в срок представить какие-либо документы (например, в связи с большим количеством запрашиваемых бумаг), попробуйте договориться с инспектором об отсрочке представления бумаг на проверку. Отвезите ему письменное уведомление (ходатайство), в котором укажите:

• причину, по которой вы не успеваете;
• срок, к которому вы точно сможете привезти документы Постановление Санкт-Петербургского горсуда от 27.02.2012 № 4а-247/12.

Если же вы не получали распоряжение о документарной проверке, а трудинспекция запрашивает у вас какие-либо документы или информацию ст. 357 ТК РФ — ничего не давайте. У инспекции нет права вас проверять в таком случае.

При выездной проверке

ШАГ 2. Дайте инспектору журнал учета проверок, чтобы он внес туда сведения о предстоящей проверке — время начала, предмет проверки и проводимые действия, время ее окончания. Напомним, что вести такой журнал — ваша обязанность ч. 8 ст. 16 Закона № 294-ФЗ; п. 7.8 Методических рекомендаций. Хотя ответственность за его отсутствие не установлена, для вас же удобнее иметь этот документ. Потому что именно в журнале учета проверок надо фиксировать все время пребывания инспектора на вашей территории. Кстати, придумывать самим ничего не нужно — есть типовая форма журнала приложение 4 к Приказу Минэкономразвития от 30.04.2009 № 141.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Если о проверке и времени посещения трудинспектор оповестил заранее, то руководителю или представителю фирмы по доверенности нужно лично присутствовать при ее проведении ст. 25 Закона № 294-ФЗ. Отсутствие директора (иного представителя компании) может расцениваться как воспрепятствование деятельности госорганов, за что его могут оштрафовать на 2000—4000 руб., а компанию — на 5000—10 000 руб. ч. 1 ст. 19.4.1 КоАП РФ

А вот если проверяющие пришли без предварительного уведомления и начали проверку в отсутствие руководителя — можно оспорить результаты такой проверки.

Не забывайте давать журнал учета проверок инспектору:

• при каждом посещении вашей фирмы в рамках проверки для фиксации времени пребывания у вас, в том числе и в ночное время;
• при завершении проверки.

ШАГ 3. Предоставьте инспектору запрашиваемые им документы, обеспечьте ему доступ на свою территорию, к проверяемым объектам.

При выездной проверке подлинники и копии документов инспектор может не только смотреть на месте, но и забрать их с собой для изучения в инспекции. В последнем случае проследите, чтобы был составлен акт приема-передачи или опись отданных бумаг в двух экземплярах. В акте/описи пусть поставят дату и время передачи и распишутся:

• ваш руководитель;
• инспектор.

Как оформляются результаты проверок

Составляется акт проверки

Трудинспектор составляет акт по результатам проверки в двух экземплярах п. 7.5 Методических рекомендаций:

• <или>сразу по окончании проверки;
• <или>не позднее чем через 3 рабочих дня после завершения проверки, если инспектору надо было дождаться заключения по результатам проведенных в рамках вашей проверки исследований, испытаний, экспертиз.

Внимание

Акт проверки составляется и в случае, если никаких нарушений не найдено.

Один экземпляр акта передадут представителю вашей организации. Если ему вручают экземпляр акта для подписания лично в руки, не имеет смысла отказываться от его получения. Ведь после отказа акт отправят в компанию заказным письмом с уведомлением, и будет считаться, что вы получили его ч. 4 ст. 16 Закона № 294-ФЗ.

Внимательно ознакомьтесь с актом и в течение 15 дней с даты его получения представьте свои возражения ч. 12 ст. 16 Закона № 294-ФЗ; п. 7.7 Методических рекомендаций:

• <или>по существу выявленных нарушений.Предположим, инспекторы записали в акте, что вы выплатили работнику отпускные не за 3 рабочих дня до отпуска, а за день ст. 136 ТК РФ. Но это было оправданно, поскольку работник подал заявление на отпуск всего за 2 дня до отпуска. Укажите на это в возражениях и приложите к ним копию этого заявления;
• <или>по процедуре проверки.Допустим, выездную проверку инспекторы начали без согласования ее проведения с прокуратурой, вышли за рамки предмета проверки или составили акт проверки через несколько дней после ее завершения ст. 20 Закона № 294-ФЗ; п. 7.6 Методических рекомендаций.

Выдается предписание

Если выявлено нарушение (к примеру, на бланках документов приказов о приеме на работу нескольких сотрудников нет их подписей об ознакомлении с приказом), то инспектор в течение 3—6 рабочих дней со дня составления акта проверки выдаст обязательное для исполнения предписание об устранении нарушения п. 8.2 Методических рекомендаций. Там будут расписаны сроки, в которые вы должны все устранить. Например, в нашем примере директору могут предписать в течение 2 недель собрать подписи работников.

НАПОМИНАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

При неисполнении предписания в указанный в нем срок директора могут оштрафовать на 1000—2000 руб., организацию — на 10 000—20 000 руб. ч. 1 ст. 19.5 КоАП РФ

Обращаем ваше внимание на то, что предписание должно обязывать работодателя устранить нарушения именно трудового законодательства. Если, допустим, в предписании говорится о решении трудового спора (например, о выплате работнику дополнительного вознаграждения, предусмотренного локальным нормативным актом фирмы), такое предписание можно оспорить в суде. Ведь трудинспекция вправе давать вам предписания на исправление нарушений именно законодательства, а не ваших внутренних нормативных актов. Поскольку она не относится к органам по рассмотрению индивидуальных трудовых споров Определение ВС от 20.07.2012 № 19-КГ12-5.

СОВЕТ

Исполните предписание инспектора и представьте в трудинспекцию письменный отчет и материалы, подтверждающие исполнение. Допустим, выплачена задолженность по зарплате — направьте копии платежного поручения о перечислении денег на карточки работников или копии ведомости о получении ими наличных.

Так вы избежите еще одной внеплановой выездной проверки, которая обычно назначается для контроля выполнения предписания Постановление Забайкальского краевого суда от 06.06.2012 № 7-109-2012.

Оформляется протокол об административном правонарушении

При более серьезных нарушениях (к примеру, нарушении безопасности труда, которое может повлечь травмы на производстве), когда нарушений обнаружено много и сроки привлечения к ответственности по ним не прошли:

Если у вас обнаружат не одно нарушение, а сразу несколько, то наверняка отделаться только исполнением предписания не удастся — дело дойдет до штрафа

• <если>инспектор вправе рассматривать дело об административном правонарушении ч. 1 ст. 5.27, статьи 5.28—34, ст. 23.12 КоАП РФ,то он самостоятельно составит протокол и вынесет постановление о привлечении фирмы и ее руководителя к административной ответственности. Например, инспектор выявил, что к работнику незаконно применено дисциплинарное взыскание — он составляет протокол, выносит постановление о привлечении к ответственности за нарушение трудового законодательства по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и выдает предписание о снятии с работника такого взыскания;
• <если>инспектор не вправе рассматривать административное дело ч. 2 ст. 5.27, ч. 1 ст. 19.4, ч. 1 ст. 19.5, п. 16 ч. 2 ст. 28.3, статьи 19.6, 7 КоАП РФ,то он составит протокол о правонарушении и передаст его с материалами проверки в суд ст. 28.3 КоАП РФ. Продолжая наш пример: работодатель не выполнил предписание инспектора в срок — не издал приказ о снятии с работника дисциплинарного взыскания. В отношении работодателя инспектор снова составит протокол об административном правонарушении, но уже по ч. 1 ст. 19.5 КоАП РФ и передаст дело в суд.

Но помните: уплата административного штрафа компанией или ее директором не освобождает от устранения выявленных при проверке нарушений. Так что выполнить требования предписания все равно придется.

***

Незаконное поведение трудинспектора, а также его решения вы вправе обжаловать его начальнику, оспорить в суде ст. 361 ТК РФ; п. 14 Положения, утв. Постановлением Правительства от 01.09.2012 № 875. Но чаще всего самым действенным средством является жалоба в прокуратуру.

Источник

 http://glavkniga.ru/elver/2013/2/687-tonkosti_vstrechi_trudinspektorom.html