Стало ясно, как компании и поликлиники должны обмениваться информацией при оформлении электронных больничных. Правительство утвердило правила с 18 декабря (постановление от 16.12.2017 № 1567).
Работать с электронными больничными — это право компании, а не обязанность. Если врач выдал электронный больничный, а компания его не приняла, врач переоформит документ на бумаге (письмо ФСС от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462). Как бухгалтеру подключиться к электронному обмену больничными, оформлять и учитывать пособие по новым правилам читайте ниже.
Подготовительный этап. | |||
1 | Зарегистрируйтесь в системе «Соцстрах» ФСС. | § Чтобы работать с электронными больничными листками, организации потребуется завести личный кабинет в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» ФСС на cabinets.fss.ru (далее — ЕИИС «Соцстрах»). Войти в него можно через учетную запись юрлица на портале Госуслуг.
§ Если у Вашей организации нет подтвержденной учетной записи на Госуслугах, создайте ее в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА): ü На esia.gosuslugi.ru перейдите во вкладку «Организации». ü Создайте подтвержденную учетную запись, используя квалифицированную электронную подпись (КЭП), выданную на имя руководителя или на лицо, имеющее право действовать без доверенности. ü Заполните карточку с реквизитами. § После регистрации в личном кабинете ЕИИС «Соцстрах» заполните информацию о своей компании и ознакомьтесь с инструкцией. § Для каждого участника системы предусмотрены свои функции личного кабинета: ü Больницы будут загружать в систему электронные листки, подписывая их квалифицированной электронной подписью. ü Бухгалтер будет видеть больничные сотрудников, получать нужные сведения для начисления пособия и заполнять раздел работодателя. ü Застрахованные смогут проверять, правильно ли заполнен больничный лист и корректно ли начислено пособие. ü Федеральный закон № 86-ФЗ предусматривает, что врач сможет оформить электронный больничный по временной нетрудоспособности, беременности или материнству, если соблюдены эти два условия: – Медучреждение и работодатель застрахованного человека зарегистрированы в специальной автоматизированной системе электронных листков. – Пациент в письменном виде согласился на оформление листка нетрудоспособности в электронной форме. |
|
2 | Перераспределите обязанности. | § Назначьте бухгалтера, ответственного за работу с электронными больничными, получите на него электронную подпись и обеспечьте доступ к ЕИИС «Соцстрах».
§ Если нужно, обучите новым правилам работы тех бухгалтеров, которые раньше работали только с бумажными больничными. § Для работы с электронными больничными можно воспользоваться и бесплатной программой, которую ФСС предлагает скачать в Личном кабинете работодателя. |
|
3 | Расскажите сотрудникам об изменениях. | § Как только компания подключилась к системе, расскажите сотрудникам, что у них есть право оформить больничный в электронном виде. Можно выпустить приказ под подпись или сделать рассылку по электронной почте.
§ ФСС оплатит больничный, если он представлен в электронной форме, за 3 рабочих дня. § Работник сам решает, в каком виде хочет оформить документ: в бумажном или электронном. Но у электронного больничного есть преимущества, донесите их до сотрудников: ü Его проще оформлять, не нужно дополнительно заверять печатями в регистратуре. ü Его невозможно испортить, забыть, потерять. Если застрахованный потеряет номер больничного, он сможет восстановить его в личном кабинете по номеру СНИЛС и паролю с Госуслуг. ü Электронный больничный не нужно бережно хранить и передавать бухгалтеру, как его бумажный аналог. Достаточно сообщить номер листка по телефону или по почте. Это особенно актуально для компаний с филиалами, разными офисами или отдельно расположенной бухгалтерией. ü Если в регионе проходит пилотный проект по прямым выплатам, ФСС оплатит больничный, представленный в электронной форме, за 3 рабочих дня (в бумажной форме — за 10 дней). |
|
Этап оформления пособия. | |||
4 | Получите от сотрудника номер больничного. | § Врач поликлиники входит в систему ФСС и формирует в ней листок нетрудоспособности: вносит необходимые данные, копирует информацию из электронной медкарты. Также он запрашивает в системе уникальный номер электронного больничного.
§ Готовый больничный медучреждение выгружает в ЕИИС «Соцстрах». § Выдавая больничный пациенту, врач и медучреждение заверяют документ усиленными КЭП. На этом этапе сотрудник не увидит больничного, он только получит уникальный номер, который затем будут использовать медучреждение, работодатель и ФСС. Он должен передать этот номер бухгалтеру, который занимается начислением пособия. |
|
5 | Заполните листок в личном кабинете. | § По этому номеру бухгалтер находит в личном кабинете в ЕИИС «Соцстрах» больничный лист сотрудника. Полученные из листка сведения (о периоде болезни и т.д.) нужно будет использовать для расчета и учета больничного листа.
§ Также нужно будет заполнить свою часть: наименование компании, средний заработок, стаж и т.д. Дополнения в листке нужно заверить электронной подписью, которую вы используете для сдачи электронной отчетности. |
|
Этап выплаты пособия. | |||
6 | Передайте сведения в ФСС для выплаты или возмещения пособия. | § Заполненный больничный лист мгновенно поступит в отделение ФСС по месту работы застрахованного. Эти сведения ФСС будет учитывать при начислении и проверке пособия.
§ Дальше сценарии работы по начислению и выплате пособий различаются в разных регионах России. Часть регионов участвует в пилотном проекте ФСС «Прямые выплаты», где пособие выплачивает ФСС напрямую сотруднику. В остальных регионах пособие сотруднику начисляет и выплачивает работодатель. Рассмотрим сценарии работы бухгалтера в обоих случаях. I. Зачетная система. ü При зачетной схемерассчитайте пособие и выплатите его работнику с ближайшей зарплатой. ü Сумму расходов, понесенных на выплату пособия, можно или зачесть в счет уплаты взносов на социальное страхование, или возместить в ФСС. ü Чтобы получить возмещение, необходимо подойти в отделение ФСС и предоставить заявление или справку-расчет. II. Прямые выплаты. ü При прямых выплатахв своей бухгалтерской программе выполните расчет среднего заработка для пособия. ü Если пособие за первые 3 дня нужно оплатить за счет работодателя, рассчитайте и включите эту часть в следующую зарплату. ü Подготовьте реестр в электронном виде (если отправляете данные через интернет) или заполните заявление в ФСС от имени сотрудника (если обращаетесь в ФСС лично). ü Отправьте реестр на портал ФСС или отнесите заявление лично в отделение ФСС. ü Проследите, чтобы работник получит пособие: ФСС выплатит его банковским или почтовым переводом. |
|
Преимущество электронных больничных.
Закон обязывает только медучреждения оформлять электронные больничные по требованию застрахованного. Штрафов для работодателя за то, что он не перешел на электронные больничные, пока не предусмотрено. Но в добровольном переходе на электронные больничные листы есть плюсы.
- Меньше ошибок.
При заполнении бумажного больничного ошибаются и врачи, и работодатели. Ревизоры-консультанты ФСС ежегодно находят ошибки в более чем 2 000 000 бумажных больничных, в том числе и бухгалтерские ошибки при расчете пособия. Использование электронных больничных листов способно свести эти ошибки практически к нулю.
- Меньше злоупотреблений.
Новая система электронных больничных позволит свести на нет злоупотребления при оформлении листков нетрудоспособности. Работнику будет гораздо сложнее подделать электронный листок, а факт подделки легче доказать.
- Меньше работы.
С переходом на электронные больничные не нужно будет тратить время на:
- передачу бумажных больничных в территориальные отделения ФСС;
- учет фактов хозяйственной жизни листков, так как они являются бланками строгой отчетности;
- проверку подлинности больничных;
- хранение и обработку архива.
- Меньше места для архивов
Если оформлен электронный больничный, у работодателя нет обязанности хранить бумажный аналог. То есть не нужно будет выделять специальные места для хранения бланков строгой отчетности.
Источник сайт ТПП РФ